如何加强项目会议沟通效率?
疯狂de蝌蚪君 2022-05-14 12:00:00 关注

行业调研数据显示,一个优秀的研发项目经理75%的时间都在沟通,在实际项目管理工作中,几乎每天都在通过邮件、电话、会议进行着各种各样的沟通工作,能否进行高效率的沟通成为了影响项目效率的关键因素。现实中几乎每个项目经理都有自己的沟通软肋,如果不能进行有效的改进,将会成为制约项目管理效率的一道关键阻碍,总是在关键时候出来作祟。

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一、沟通的可持续性与记录

1.持续性的沟通跟进

如果我们沟通安排了一个具体的工作任务、在这个任务执行过程中要保证持续性的沟通,而不是等到任务交付时才去确认对方是否完成,通常时间越久的沟通越容易被反口或者是真的遗忘了,及时的沟通提醒和二次确认是非常必要的。

2. 明确的记录

实际工作中有很多电话沟通、口头沟通的场景,这类沟通虽然也能够达成共识,但是在结果糟糕的时候最容易被否认。所以对于重要的电话或口头沟通一定要以书面的形式记录所达成的共识并与对方进行二次确认,一旦对方进行了书面确认后,信守承诺完成任务的概率会高的多。

3. 及时的反馈

基于持续性沟通的确认,最重要的是让沟通对象能够及时反馈任务的进展、问题、风险,这种反馈不能过度依赖个人的主动性,事实上非常主动的人很少,所以项目经理需要主动的与对方确认反馈,基于反馈信息判断对方的执行成果,确认是否要发起新的沟通话题。

二、打破与技术牛人的沟通尴尬

1. 沟通中表现出足够的尊重

专家自然有专家的架子和态度,如果无论什么事情一叫就走,不仅会忙个天昏地暗,也不一定获得别人的肯定和尊重,要想有效的获得这类人群的支持,一定要给足尊重,尊重不仅仅是沟通的态度或者感谢的话语,更重要的是在技术上给予足够的尊重和肯定。

2. 建立良好的人际关系

公司也是一个小型的社会组织,沟通与协作不能忽视关系的力量,我们经常看到有些项目经理总是能很容易调动高层和专家的力量对项目进行支持,而自己却很糟糕,通常一部分原因是受关系的影响,所以项目经理一定要利用非正式沟通的方式与公司的技术牛人建立良好的个人关系,人际关系的好坏直接影响着沟通效率。

3. 持续提升项目管理的专业技能

这是一个对等原理,说每个项目经理在专家眼中都有一个标签,这个项目经理很专业或者这个项目经理很不专业,显然越专业的项目经理越容易受到他人的尊重,被人接受或者拒绝通常也是别人尊重你或者不尊重你的一个信号,努力让项目管理变成一项更专业的工作是一个长效的方法,而不是一直停留在项目经理只会跟催和协调,却不能主导解决问题的阶段。

三、做一个让领导信任的项目经理

1. 充分的准备

管理沟通的目的是为了解决问题,而解决问题的基础是认可和共识,能够在短时间内让领导认可你的思想并达成共识并不是一件容易的事情,充分准备至关重要,是否有充分的数据、事件作为沟通的支撑,从哪些方面进行沟通,沟通到什么程度都需要系统的思考与准备。大家记住一句话,在沟通开始之前进行了充分的准备是保证与领导沟通效率的关键,决定沟通的成功与失败。

2. 提升结构化思维和沟通的底层逻辑

往往项目经理想要和领导表达的核心思想是“原定今天下午的会议是否可以改期“。结果讲了1分钟还没有说到正题,最终被领导无情的打断,是典型的沟通思维混乱和逻辑不清的问题,而加强自身的结构化思维能力提升可以帮助项目经理更好的构建沟通逻辑,构建结构化思维需要提升的四个基本点:

①结论先行

②以上统一

③归类分组

④逻辑递进

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总结

项目例会根据会议纪要形成相关的项目计划,项目计划更新到最新的计划中,和项目例会纪要一起发布项目组,项目组根据最新的项目计划开展相关工作,提高工作效率。

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