提高效率的管理者开会技巧
宋叨叨 2022-06-03 18:07:53 关注

会议是企业管理的一种工具和手段,而很多公司很多人都不太会使用该工具。常常让开会这个本是高效管理的工具陷入虚假忙碌毫无价值的窘境,高效管理会议技巧是我们管理者需要习得的,具体包含以下几个方面。

一、会议解决什么问题?

首先需要明确的一点是会议不是拿来讨论问题的,是必须拿来解决问题。如果你有解决方案,希望大家表达意见可以开,方案确定以后要通知大家也可以开,除此之外不需要开会。开会是达成共识,而不是讨论问题,因为开会讨论问题不会有结果。

因此,会议必须要有一个很明确的主题,而且所有围绕这个主题的资料要提前准备,没有准备的会议就不要开,这是一个非常明确的要求,高效管理会议技巧首先就要明确为什么开会。如果对于开会没有这个意识,公司的整体效率都会低下。高效会议管理技巧决定公司的效率和品质。工作效率和工作品质就由会议方法论决定。

二、谁来主持会议?

一般来说解决问题的负责人来做主持人,因为只有他才会想尽办法让这个会议有结果。如果不是对这个问题负责的人来主持,他就按流程把会议主持完,但是他绝对不关心会议的结果。这在是一个极大的错误。

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很多公司开会很喜欢让老板来主持,其实建议除了战略会之外,都不需要老板主持,因为只有战略会是老板的责任,其他会都是别人的责任,应该让别人去做。比如说产品会、经营会,其实都不需要老板主持,就应该是那个主负责人去主持。

三、高效管理会议一定要约定时间

这里所指的时间包含4个:开始和结束的时间、发言的时间、与会者决议达成共识的时间、行动方案确认的时间。工作会议最怕的就是只出一个决定,这样是远远不够的,一定要把行动方案也确定下来,就是做什么不做什么,都要确定下来。

还有一个特别请大家注意的,一个有效的会议建议不要超过30分钟,最长就是40分钟。很多公司最喜欢开的都是几个小时的会,只有什么时候开那么长的会议?一个是战略会议,战略会议一般会封闭两三天,另一个就是半年度会议或者是年度会议。除此之外,日常会议都不要超过40分钟。

会议时间为什么要这么短?有两个原因,第一个原因就是来开会的人基本上都在重要岗位,开得越长,公司的成本越高。第二个原因就是解决问题的会议跟时间长度没关系,跟前期准备有关系。前期准备得越充分,会议效率就会越高,所以日常会议一定要短。

四、行动方案是开会的核心

开会的目的是要解决具体问题,所以开会的核心主要是谈行动方案,而不是谈观点,也不是谈问题。

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五、高效会议要得出结论

会议开完了,一定要下结论。如果议而不决,甚至经常无法把会议进行下去,经常跑题,经常争论并坚持各自的见解,恐怕就无法进行有效的决策了。我建议大家调整成这个样子:日常会议开完,大家都清楚要做什么,然后就去做。

最后,很多公司几乎全部开的是管理会议,没有关于整个公司价值讨论的会议,开会讨论最多的是:预算有没有完成?完不成的原因是什么?下个月打算做什么?做到的原因是什么?下个月再开会分析做不到的原因是什么,就这样一直开到年底。这其实就是损耗,对经营没有任何帮助。

开顾客价值的会议,目的是要让全公司上下对于顾客价值的认知保持一致,如果对顾客价值的认知不保持一致,企业的损耗会非常严重。

以上谈到的高效管理会议技巧的五个方面都是围绕着我们企业开会就要开有价值的会而展开的。很多公司天天在开会,看起来很忙碌,实际上又没有什么价值,实际上在企业管理咨询公司精益管理理念上这是一种严重的浪费,希望以上技巧对您的企业高效会议管理有所帮助。

宋叨叨
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