工作中替换员工的5个技巧
人力资源方法论 2022-09-12 11:05:23 关注

没有一家公司拥有完美的员工队伍,有时员工会离开,有时会出现冲突,有时行为会失控,以至于必须采取行动。没有企业主喜欢决定终止某人的工作,但有时必须这样做。

更换员工通常应谨慎进行,制造大事件可能会产生影响,包括其他员工因此而选择离开,更不用说公共终止的中断会分散其他员工的注意力。

在你考虑解雇员工之前,你应该确保你有这样做的权利。当然,许多州的随意雇佣法允许在任何时候解雇任何员工,无论有没有理由,但这并不意味着如果你解雇了错误的人,你就不会面临错误的解雇诉讼人在错误的时间出于错误的原因。例如:

在提到计划产假后不久终止女性员工

解雇因救命医疗而请假的员工

因宗教节日请假而解雇员工

因讨论工会或工资信息而解雇员工

这些都是错误终止的例子。即使这些不是他们终止的既定原因,如果他们可以在法庭上提起诉讼,你就会处于不利地位。如果你已确认出于正当理由需要解雇员工,并且你希望谨慎行事,这里有一些提示可帮助你使流程更顺畅。

一、确定时机

你要做的第一件事是确定何时终止员工,需要考虑三个主要因素。

1、第一个因素是任何会使终止特别粗鲁的特殊场合。在员工生日、新孩子出生时、假期前或其他不幸的时机解雇员工,都可能被视为边缘冒犯。我们意识到,并非总是可以避免这样的时机,但如果可以的话,你应该这样做。否则,你将获得“在圣诞节前解雇某人”的声誉,这在雇用其他人时看起来并不好。

请记住,叙述可能很重要,并且你正在努力保持谨慎。终止某人会助长恶意,但他们不太可能开始传播故事或在任何地方留下差评,如果他们在更糟糕的情况下被终止的话。

2、第二个因素是员工可能如何反应,更重要的是,他们对关键信息或系统的访问权限。解雇一个责任很少且没有重要访问权限的一线工作人员并不是敏感或紧急的事情。另一方面,解雇高级经理、关键 IT 员工或其他敏感角色可能是危险的。

大多数人不会在离开时破坏你的业务,也不会试图窃取你的数据,这两者都是违反合同和非法的。但是,最好不要碰运气,尤其是在可能数月或数年未发现损坏的情况下。

有人被保安护送离开大楼的形象可能会助长谣言,突然终止和发脾气也是如此,最好安排他们的终止时间以避免拥挤的时间。

3、要考虑的第三个因素是他们的角色有多重要,他们需要多快被替换。关键员工可能需要立即更换,这样当你终止他们时,你应该安排一名替代人员。其他时候,你可能没有那么奢侈。

二、制定招聘替代品的计划

你要做的下一件事是计划员工的更换,解雇一名员工已经足够具有破坏性,但是让团队的其他成员没有指导或没有足够的员工来完成这项工作会让它更加突出。

当然,你不想过早地举手。如果你的员工听说你已经发布了一个已经填补的职位的公开职位列表,他们可以猜测担任该职位的人很快就会被替换。这可能会引发戏剧性并导致其他问题,而这正是你希望避免的。

你在这里有几个选择:

1、你可以从组织外部的可信来源寻求口碑推荐。消息仍然可以传播,但你可以使用非正式的招聘流程来面试某个职位的候选人,而无需公开发布该职位。

2、你可以检查你现有的候选人库。如果你要解雇的员工最近被聘用,或者你最近被聘为类似角色,你可能会为对该角色感兴趣的其他人提供热情的线索。你可以就替代工作与他们联系,看看他们是否有兴趣并像往常一样在其余的招聘过程中取得进展。

3、你可以在不太显眼的工作板上张贴招聘广告。虽然你的员工可能会定期查看 Indeed 或 Glassdoor,但他们可能不会查看专门的工作委员会。另一方面,如果他们处于那个利基市场,他们可能会立即看到它。如果你仍需要公开发布职位列表,则需要承担风险。

4、你可以寻求内部晋升。例如,假设你要终止一位经理。在这种情况下,你可以将他们的一个报告提升到他们的职位,将一个较低级别的员工提升到团队中,并聘请某人担任较低级别的角色,这样就不会那么可疑了,特别是如果这是一个有很多职位的流失。

5、与人事代理机构或招聘人员合作,在公众视线之外处理实际招聘流程,直至签署要约。如果它是你要替换的人力资源部门的成员,则此选项可能特别相关。

这里的关键不是你选择哪个选项。这是你在解雇员工之前选择一个并实施它。否则,你将在生产力方面留下巨大差距,人们想知道发生了什么。

三、只通知那些需要知道的人

解雇员工很少是单方面的举动。你需要让财务、人力资源部门的人,可能还有他们的经理参与进来,并了解情况,甚至可能“宣誓保密”,尽管你不一定能执行这样的承诺。

了解情况的人越少,就越容易控制谣言,防止职场电话游戏歪曲情况。在大多数情况下,你的大多数员工都不会真正关心,但八卦传播速度很快,并且是工作场所社交的一部分,因此并不总是可以防止它。

需要了解的人是在工作发生变化时需要履行职责的人。你可能需要与以下人员交谈:

人力资源部:处理文书工作并管理职责、替换和法律形式。

法律:如果有任何不当终止、违约或其他法律问题的嫌疑。

财务:以确保支付最终薪水,妥善处理退休账户,以及其他方面的福利工作正常。

经理:他们知道员工离开的原因,并可以让他们的团队做好应对这种情况的准备。

这一切都取决于你终止谁以及出于什么原因。例如,如果你因违反身体界限或性骚扰而解雇某人,你可能需要与法律和工作场所骚扰的受害者进行更密切的讨论。

四、有记录的依据

如果有人说服他们这种情况可能对他们有利,即使是对你没有恶意的员工也可能会考虑提起不当解雇诉讼,保护自己和安全总是比后悔自己没有好。

如果有任何问题,你将需要记录行为并建立终止案例。

某些原因可能不需要此级别的文档。工作场所骚扰问题,经过充分调查,是立即违反合同和行为并导致终止,你所需要的只是证明它发生了。

在其他情况下,你可能需要“备份”原因,例如表现不佳。但是,你不能在没有事先文件的情况下简单地因表现不佳而终止某人。员工可能能够在他们被记录为优秀的地方提取过去的绩效评估,或者可能能够证明你从未对他们进行过纪律处分或给他们反馈。虽然这在技术上并不违反法律或合同,但如果你的员工政策规定单方面终止是不可能的,它可以用来对付你。

保护公司,是人力资源部、员工经理和你的职责。只要确保你没有试图在欺诈基础上建立案例;如有必要,员工会为自己辩护,而你不想找出他们能以艰难的方式做些什么。

五、重新考虑终止

在某些情况下可能需要盲目终止。员工在工作中或下班后表现出偏执,在社交媒体上造成责任,骚扰其他员工或以其他方式越过不可逾越的界限,应被解雇。

另一方面,如果员工表现不佳,你可能有一些方法可以更优雅地处理这种情况。

1、你可以考虑实施绩效改进计划。有时,表现不佳的员工是有原因的;培训不足、个人问题或目标不明确以及沟通不畅可能导致棘手的情况。你可以通过提供明确的培训和明确的改进路径和切实的目标,将平庸或差劲的员工塑造成优秀的员工。

2、考虑一个离开的动机。有时,如果你解雇了一个你想离开的员工,他们可能会成为你的眼中钉,但他们可能愿意辞职。亚马逊著名地为员工提供了高达 5,000 美元的离职费用。尽管看起来你正在还清他们,但它可以有效地消除问题员工。

3、重组一个部门。如果你的问题员工是经理,请考虑合并两个相似的部门并将它们统一起来,让问题经理变得多余并削减他们的职位。只要确保团队可以一起工作,剩下的经理可以处理它;否则,你的情况会更糟。

4、总是有可能有终止的替代方案。很多时候,负责人力资源或企业的人员对可用选项的看法有限。此外,对问题员工的个人偏见会加剧负面观点,甚至导致以比实际更糟糕的眼光看待员工。

有时终止是不可避免的。如果是这样,你能做的最好的事情就是尽可能谨慎地替换它们。

但是,有时谨慎并不是最好的解决方案。保持“低位”终止可能会引发比公开终止更糟糕的谣言。你可能需要向个人的团队发布一份关于其终止的声明,提供有关其发生原因的非个人详细信息。只要确保,如果你这样做,你的措辞不会被视为对团队其他成员构成威胁。

你如何处理解雇很大程度上说明了你的管理风格、公司如何处理增长以及随之而来的障碍。尽你所能,从你在此过程中犯的错误中吸取教训,并在每次需要执行时努力改进你的流程。

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