绩效改进:计划模板与指南
人力资源方法论 绩效考核 2023-01-22 14:25:00 · 热度999

使用绩效改进计划(PIP)模板,你可以创建一个工具来创建个性化、以行动为导向的分步计划,以提高未达到经理或主管期望或将从更结构化的行动计划中受益的员工的绩效。

01.什么是绩效改进计划?

绩效改进计划(PIP)是一份文件,可帮助员工了解他们的技能、确定培训差距并为工作角色设定明确的期望,它通常在员工未能达到工作期望时使用。如果实施得当,它可以成为使管理层和员工保持一致的积极工具,从而提高工作绩效和工作满意度。

每个PIP都是针对员工需求的独特之处,它确定并列出了差距以及直接导致与工作角色和期望相一致的改进的行动步骤。这不是一种放之四海而皆准的方法,应该根据经理和主管、员工本身和人力资源部门的意见来创建。

人力资源角色包括:

确定PIP是否适合这种情况

与经理合作创建PIP,以防止偏见并实现最佳结果

在整个过程中指导员工和经理

定期检查目标是否得到实现,因为PIP目标应始终包括确保问责制的最后期限。

02.为什么要使用绩效改进计划?

传统上,当员工未能达到工作绩效目标时,绩效改进计划(PIP)被用作最后的手段,这导致员工、经理甚至人力资源专业人士将PIP视为解雇某人的第一步。

PIP也可以是一种强大的沟通工具,支持基于明确定义的流程的持续学习和改进的成长型思维文化,该流程可识别员工技能与绩效和工作角色之间的差距,这为员工提供了如何提高工作质量的明确途径,并帮助他们设定目标和满足增长数字。对于任何过渡到新角色的人来说,它也是一个有价值的工具。

如果PIP仅用于解决绩效故障,那么识别绩效差距而不是促进支持个人改进的积极文化将始终存在负面含义。

另一方面,如果组织的文化是在发现绩效问题并且员工有权控制他们的改进后立即实施绩效改进计划,那么员工将接受并期望PIP。

请记住,那些觉得自己正在为组织增加价值的高效员工是更快乐的员工,当有人知道对他们的期望时,他们自然可以更有效率。

以目标为导向的工作、强烈的社区意识和更深层次的关系很重要。如果有价值的员工没有达到预期,你有一个理想的机会通过有针对性的PIP来扭转局面,该PIP可以识别问题并突出行动计划。

03.何时实施绩效改进计划?

对于大多数管理者来说,没有什么比解决糟糕的绩效更具挑战性了。然而,希望在没有行动计划的情况下提高绩效很少(如果有的话)奏效,这就是人力资源部门在支持员工和经理方面可以发挥宝贵作用的地方。

关键是要了解PIP是否合适并会增加价值。首先提出以下问题:

员工的表现是否会影响同事的绩效和态度?

员工的绩效是否发生了根本性的变化,或者他们总是无法实现绩效目标?

经理是否只是试图创建支持解雇员工的书面记录?

PIP必须是个性化的计划。例如,如果一位有价值的员工历来表现良好,但突然错过了最后期限或似乎分心了,PIP可以识别问题,以便快速解决问题,这是一种有针对性的方法,只会确定需要改进的领域,承认员工表现良好的领域。

如果员工不清楚他们的工作或对他们的期望,或者他们可以通过正确的支持增加更多价值,PIP也可能非常有价值。

04.何时避免绩效改进计划?

绩效改进计划需要大量的努力和奉献精神来创建和实施,只有在相信员工的绩效会提高时才应使用。此外,如果你的其他员工看到PIP被用作终止工具,他们不仅会害怕这个过程,他们不会尊重旨在真正和集体地提高绩效和结果以造福每个人的措施。

PIP无法解决员工和经理之间的个人问题。经理和员工不需要成为朋友,但他们确实需要相互尊重并能够相互合作。如果存在性格错位,解决方案可能是将员工转移到他们更适合的另一个团队或角色(然后PIP可能是一个很好的工具,可以快速让他们以明确的期望适应新角色)。不幸的是,如果组织的方向发生了变化,并且员工的能力与新的工作要求不一致,那么PIP将不会有任何重大好处。

PIP不应处理长时间无人处理的事项。一些员工以平庸的表现加入组织,这种情况稳步下降到绩效不佳。如果这种情况很快得到解决,你可以扭转局面。但是,如果多年无人看管,你突然成功的机会很小(甚至不存在)。

PIP不是为严重事件设计的,例如盗窃、暴力或严重不服从命令。

05.绩效改进计划的好处

他们是公平的,并促进良好的行为:并非每个员工都意识到自己的表现不佳,特别是如果他们不确切了解对他们的要求。PIP向所有员工保证,如果出现绩效问题,他们将获得公平的流程、反馈、支持和改进机会,而不是在没有警告的情况下非自愿终止。

PIP正在赋予:绩效改进计划允许员工对自己的行为负责,并展示他们对改进和纠正问题领域的承诺。在某些情况下,由于文化中根深蒂固的高度问责制,员工会变得更强。

减少责任:如果员工的绩效没有改善并且发生解雇,真实记录的改进流程可以降低诉讼风险。

节省时间和金钱:盖洛普发现,表现不佳的员工使世界损失了78万亿美元的生产力。快速有效地解决绩效问题将提高你的底线,当你专注于提高绩效而不是让员工慢慢倦怠和离开时,你就会减少人员流动。

改善沟通:数据显示,86%的员工认为糟糕的沟通导致了糟糕的绩效,而这种缺乏透明度始于最高管理层。然而,支持并始终如一地使用PIP的文化自然是透明的,因为所有期望都被记录、传达和管理。

更好的工作角色:创建PIP的行为通常会突出未明确定义工作角色和输出的位置。

06.使用绩效改进计划的缺点

它们需要时间和精力:如前所述,PIP不是一刀切的,它们表明有一个明确的流程,但每个计划都必须单独设计,具有具体的结果和目标,这意味着它们需要付出努力——如果使用得当,这是值得的,但如果使用不当,则会浪费时间和资源。

PIP可能会分散常规工作流程的注意力:纠正绩效以及识别和调整员工认为他们的角色与管理层期望可能存在差距的长期生产力收益可能是巨大的。

绩效对话可能会让人不舒服:人力资源部门在这方面可以发挥重要作用,首先对PIP是什么以及它可以实现什么(从积极的角度)提出明确的期望,然后用正确的工具和谈话要点来支持管理人员来指导流程。绩效改进计划可能非常成功——如果管理者不贯彻或支持正在接受绩效评估的员工,则非常不成功。同样,这不应该是另一个勾选框练习。

根据过去的经验,可以对它们产生负面看法:一旦员工被列入绩效改进计划,他们(和他们的同事)就有可能将其解释为解雇的第一步。发生这种情况时,他们不会接受或吸收反馈。相反,他们会觉得自己处于敌对状态,可能会变得有毒或辞职。在自我完善的文化中,你如何构建PIP将决定员工如何看待PIP。

07.清单:如何制定绩效改进计划

在创建绩效改进计划时,请使用以下简单清单:

评估绩效改进计划是否必要

PIP需要时间来设计、实施和遵循,并且会分散常规工作流程的注意力。

问问自己:

员工是否受到重视?
绩效问题可以解决吗?

结果会是积极的吗?

如果这些问题回答“是”,那么绩效改进计划可能是你最好的选择。

让员工参与进来

绩效改进计划应赋予员工权力,让他们参与整个过程是重要的一步,因为它从一开始就得到了他们的支持,他们投资于PIP的结果以及满足你们共同设定的目标和截止日期。

这样做:

概述特定角色的预期绩效,突出需要改进的领域,并询问员工他们认为他们的绩效可以如何提高,以及他们认为他们需要哪些支持。

起草绩效改进计划

人力资源在协助管理人员起草改进计划方面发挥着重要作用,帮助管理人员在起草PIP时做到详细和具体:

定义可接受的绩效

解开特定绩效如何不符合此标准

找到问题的根本原因

创建可衡量的目标,使员工能够满足绩效标准

设定SMART目标,为员工提供实现这些目标的路线图–详细了解如何设定SMART目标。

列出操作并定义必须满足的里程碑

列出将要评估的标准和截止日期

强调提高绩效将为员工和企业带来的积极成果。

定义将提供的资源、培训或辅导

HR和经理可以一起工作,以确定员工需要哪些支持以及经理需要哪些支持。

员工也应该有机会请求他们认为最有利于他们的支持类型。

是否有可用的预算,是否根据提高绩效的好处来定义?

安排定期签到以确保达到里程碑

人力资源部门应与经理联系,以了解员工的进展。

人力资源部门还应确保经理安排与员工的定期检查。

这些签到应在PIP中明确定义,并有具体的截止日期。

08.如何使用指标跟踪PIP目标?

绩效改进计划都是关于定义问题、解决方案和将导致成功的行动点,管理者必须通过正确的指标来跟踪员工绩效。

作为人力资源部门,你可以通过利用以下关键指标来帮助你的经理实施成功的PIP:

360度反馈:360度反馈,也称为多评分者或多源反馈,是一种从下属、同事、客户、供应商和/或主管那里获得绩效评级和反馈的工具。

180度反馈:这是360度反馈工具的简化版本,专注于员工的直接同事和经理。

净推荐值(NPS)(针对客户对接人员):360度反馈的关键组成部分之一是确保你还询问客户他们与员工的体验,净推荐值指标可确保这仍然是你列表的顶部,并且你创建一种从客户那里获得宝贵反馈的方法。

培训指标:实施培训而不衡量其对员工绩效的有效性会浪费时间和资源。即使你已经实施了PIP,你也不一定知道它是否成功,或者计划中提供的资源是否具有影响力。

绩效考核:绩效考核仍然是大多数管理者遵循的最常见的指标,我们强烈建议使用其他指标来确保强大的PIP满足你的关键目标。

在量表上对绩效进行排名:根据预定义的量表对绩效进行排名是量化绩效与期望的好方法。请记住,此练习不仅涉及收集数据-需要跟踪和分析数据,以便有效地使用它来推动行为变化和绩效改进。

09.绩效改进计划示例

示例1:长期缺勤和迟到

示例2:持续错过设计截止日期

示例4:糟糕的客户服务

示例5:持续未达到销售目标

10.绩效改进计划示例

下面是基于上述示例的绩效改进计划的示例视图,可为你提供有关如何完成PIP文档的想法:

绩效改进:计划模板与指南

绩效改进:计划模板与指南

11.如何实施绩效改进计划

以下是一些关键提示,可确保你的PIP为员工、经理和组织增加真正的价值:

1、从可接受的绩效开始:除非你有基准,否则你不能向员工展示他们哪里出了问题,要具体和详细。

2、确保目标值得付出努力:是什么导致了绩效不佳?它能否解决,由此产生的结果是否会为所有相关人员增加价值?是的?太好了,然后行动。

3、创建可衡量的目标:SMART目标是确保员工准确了解他们正在努力的目标以及如何衡量成功的好方法。

4、专注于支持:PIP只是突出问题、列出目标然后让员工上路的文档,他们应该清楚地了解员工将获得哪些支持,为什么这种支持水平(这与根本原因分析有关),以及如何衡量结果。

5、采取协作方式:绩效改进计划应赋予员工权力并具有协作性,设置定期签到以跟踪进度并解决可能出现的任何问题,员工不应该觉得他们是在独自一人。

6、明确后果:目标是改变和改善行为,所以你想保持你的PIP积极性并突出改进的好处,但未实现目标的后果也应该清楚,透明度和沟通是关键。然而,秘诀是专注于改进而不是惩罚。

人力资源在确定是否需要绩效改进计划以及是否可以有效地用于带来积极的变化方面发挥着重要作用。如果做得好,PIP可以成为帮助员工进行有益于业务的积极改进的工具。

12.常见问题

1、你如何写一个强大的PIP?

1、明确定义与工作角色相关的可接受绩效。
2、使用SMART框架定义可衡量的目标
3、概述接受审查的员工将获得
的支持4、保持积极的态度——强调改进将如何使每个人都受益,而不是专注于惩罚
5、明确员工如果不达到既定目标将面临的后果

2、绩效改进计划应该持续多长时间?

PIP的理想时间长度为12周。这使员工有足够的时间进行适当的培训、指导和支持,并纠正行为,而无需在有损其核心角色和职责的活动中花费太长时间。如果员工更快地实现和维持他们的目标,你可以选择提前结束PIP。

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