Excel中的HR数据分析:操作指南
人力资源方法论 办公行政 2023-01-19 13:54:00 · 热度999

Microsoft Excel在人力资源和其他业务功能方面都是数据分析的市场领导者。虽然它不能替代人力资源信息系统,也不提供最先进的人员分析功能,但它是快速分析和数据可视化的最爱。

Excel为人力资源专业人员提供了一个动态的、相对易于使用的分析工具。本文展示了一些鲜为人知的Excel工具和函数,它们将帮助你增强HR数据分析功能,同时介绍了任何人力资源数据分析项目中的4个常见步骤:清理数据、分析你的数据、故事、仪表板。

01.第一步:数据清理

每个人力资源数据分析项目都始于数据,有时你会从同事或客户那里收到数据。在其他时候,你自己查询数据库。

如果幸运的话,数据可以立即准备好进行分析,但通常情况下,你的数据可能会受到污染,包含重复、不一致或其他错误。因此,在开始分析之前,你始终希望检查人力资源数据的质量和准确性。

数据清理(也称为数据清理或数据清理)通常是人力资源数据分析项目中最费力的阶段。

Excel表格

你可能想从打开Excel的那一刻起就开始处理数据,这可能意味着错过利用Excel内置表格提供的强大功能。

Excel表格是数据的方便容器,它们确保行中的值保持在一起,从而防止你在排序和筛选列时意外打乱数据。

要制作表格,请单击任何单元格,然后转到插入表格>并选择范围,或者使用CTRL+T作为快捷方式。

Excel为其表格添加了开箱即用的格式设置,以及高级筛选和切片功能。

当你使用Excel表格进行分析时,你的工作将变得更加有条理。

删除重复项

有时,你的数据表可能包含重复的信息。也许由于管理错误,特定员工在你的数据库中出现两次。或者,员工有双重合同,因此存在两条记录。

如果你正在使用Excel表格,则“表格设计”选项卡包含一个“删除重复项”按钮,它会删除所选列上包含重复值的任何行。

幸运的是,我们的数据集中没有重复的行。如果仅选择“部门”列,Excel将删除所有重复项(如“研究和开发”),并仅保留在其中找到唯一值的第一行。

排序

排序是最常见的数据管理工具之一,你可以在Excel中按一列或多列按升序或降序对表进行排序,也可以创建自定义排序。

转换数据

有时,数字数据会意外地作为文本导入Excel中的文本,这会导致分析出现问题,因为Excel对文本数据的排序方式不同。

此外,许多高级分析(如相关性分析)要求你提供数值数据,有几个方便的函数可以在Excel中的数据类型之间切换:

数值

VALUE函数有助于将存储为文本的数字转换为实际的数字数据。请注意,默认情况下,Excel将文本字符串左对齐,数值数据默认右对齐,这为你提供了有关Excel如何解释数据的视觉提示。

文本

TEXT函数有助于将数字数据转换为特定数字格式的文本字符串,这个简洁的概述显示了在Excel中设置文本数字格式的多种方法。

固定

FIXED函数还以文本形式返回数字数据,从而完全控制格式选项,如千位分隔符和小数。

货币

DOLLAR函数将数字转换为文本并应用货币格式。

文本

Excel提供了许多有助于“操作”文本数据的函数。

大小写

UPPER和LOWER可帮助你设置文本字符串的大小写,但是你听说过正确的功能吗?

它将文本字符串中的第一个字母以及文本中除字母以外的任何字符(也称为标题大小写)后面的任何其他字母大写,所有其他字母将转换为小写字母。

左和右

有时你只需要文本字符串的一部分,例如前几个字符或最后一个字符。

在这些情况下,你可以使用LEFT和RIGHT,它们分别允许你从文本字符串的开头(LEFT)或结尾(RIGHT)中提取任意数量的字符。

例如,也许你不想使用完整的性别标签,而只想使用第一个字母。

替代

有时你想替换文本的特定部分。例如,你可能希望将“销售”部门重命名为“商业”部门。

在Excel中,可以使用SUBSTITUTE函数将文本字符串的特定部分替换为可选文本。

查找和替换

你可能会遇到需要查找和/或替换工作簿中的数据值的情况。例如,你可能正在寻找特定的员工、部门或工作角色。

你可以使用快捷键CTRL+F打开“查找”菜单,这允许你输入要查找的数据值,Excel将在工作表中显示它的所有匹配项。

如果按CTRL+H,则会打开“查找和替换”菜单。

这样,你不仅可以定位数据值的出现次数,还可以将其替换为另一个值,你也可以尝试使用此方法重命名“销售”部门。

如果打开高级选项,你甚至可以替换整个工作簿中出现的所有值。

选择性粘贴

Excel的另一个重要功能是“选择性粘贴”功能。

Excel中的数据值通常以显式方式设置格式-考虑字体、颜色或字体大小。复制和粘贴值时,有时你希望保留此格式。在其他时候,你只想保留原始数据。同样,在另一种情况下,你可能只需要格式。

但是,你可以使用“选择性粘贴”来指示Excel对复制的数据及其格式完全执行所需的操作。复制任何数据后,单击鼠标右键时,你将找到该功能。

例如,你只想保留原始数据:

另一个方便的技巧是粘贴转置的数据,这会将行转换为列,反之亦然:

Excel中的HR数据分析:操作指南

你是否知道你甚至可以使用你复制的任何公式粘贴原始结果?或者,你可以将所选内容复制为图像,包括格式设置。当你想将Excel表格添加到电子邮件或演示文稿时,此强大功能非常方便。

02.第二步:数据分析

清理数据并对其质量充满信心后,你就可以开始分析数据了。

首先,你可能希望计算汇总数据的描述性分析,以帮助发现有见地的模式,这些见解有助于就如何改进人力资源流程和政策以及评估其业务影响做出重要决策。

Excel提供了许多用于数据分析的功能。数据透视表就是这样一种功能,它可以真正将你的数据分析功能提升到一个新的水平。

下面,让我们解压缩一些可以在Excel和数据透视表中使用的其他工具和功能,以帮助你进行数据分析:

切片器和过滤器

切片器是用于筛选Excel数据透视表的可单击按钮,可以通过选择表中的任何单元格,然后转到“表设计”>“插入切片器”来添加切片器。

如果那么

通常在HR数据分析项目中,你希望将业务逻辑插入到数据中,这就是IFTHEN语句非常有用的地方。

如果

IF函数可用于测试逻辑语句,并根据其结果生成数据值。

例如,贵公司中在贵公司工作超过4年的员工被归类为终身员工,此信息包含在“年公司”值列中,但尚未明确。目前,要针对该永久状态进行筛选或切片并不容易。

可以使用Excel的IF函数创建一个包含此信息的新列,然后将其插入到切片器中以进行快速筛选和分析。

COUNTIF&SUMIF

此IF-THEN逻辑可以扩展为更高级的分析,这就是COUNTIF和SUMIF函数派上用场的地方。

COUNTIF函数允许你对所选内容中满足特定条件的所有记录进行计数。例如,你可以计算终身员工的数量。

SUMIF函数允许你对选择中满足特定条件的所有值求和。例如,你可以计算终身雇员的月薪总额。

此逻辑扩展到COUNTIFS和SUMIFS函数,这些函数可以对满足多个条件的记录(如终身雇员和担任主管)的值进行计数和求和。

数据透视表

数据透视表是任何使用Excel的分析师的高级工具,数据透视表允许你跳过许多手动编程并专注于数据分析。

如果数据已在Excel表中,则可以轻松创建数据透视表,选择表中的任何数据单元格,然后选择“使用数据透视表汇总>表设计”。

按“确定”后,将在新工作表上创建一个空的数据透视表。

在“数据透视表字段”菜单中,你现在可以将列拖到相应的框中,以创建分析所需的汇总表。

假设你要分析每个部门的总体工资支出。通过将“部门”列设置为行,将“每月收入”设置为值,Excel会自动使用分析所需的结果填充数据透视表。

这样,你就不必通过编程三个SUMIF函数来手动输入此计算。

COUNTIF逻辑可以通过将“每月收入”添加到“值”框,然后选择下拉箭头以更改值字段设置来实现。

然后,这将打开一个菜单,你可以在其中用SUM逻辑替换COUNT逻辑。现在,你可以查看每个部门的大小。

同样,你可以使用数据透视表快速计算其他组级别的汇总统计信息,如平均值、每个组的最小值或最大值。

数据透视表提供了极大的多功能性,允许你在几分钟内创建复杂的、可自定义的报表。

例如,下面说明了不同“工作级别”的“人力资源”和“销售”部门之间的月薪比较。该表显示,各部门的工资政策似乎相似,尽管“销售”的最低工资一直较低。

03.第三步:讲故事

显示数据并以整齐的表格呈现数据只会让你在影响决策方面走得更远,当你使用讲故事和数据可视化时,你的见解会产生更大的影响。

讲故事是使用语言和行动来揭示故事的元素和图像,同时鼓励听众想象力的艺术,数据可视化是指以图表或图表的形式表示信息(即数据),以增强解释。

尝试讲述你检查的问题如何影响员工的日常体验和业务的底线绩效的故事,直观地显示问题是什么以及你提出的解决方案可能产生的影响,这将有助于你的决策者快速了解问题并评估正确的方法和解决方案。

从受众入手

如果你的目标受众不了解其见解,则分析毫无意义,使用讲故事和数据可视化可以帮助你的受众快速简单地处理你的见解。考虑你的受众对所表示的概念的熟悉程度,以及他们是否具有解释你展示的任何可视化的技术能力。

选择正确的图表

在Excel中,你可以在“插入图表”下找到数据可视化选项>

有许多不同的方法可以可视化数据。Excel可以创建饼图、条形图、折线图、散点图、瀑布图等,这些图表中的每一个都最适合特定类型的数据和特定受众。

最好从主要信息开始,然后选择最能将该信息传达给受众的图表。

想要显示随时间的变化?使用折线图!

想要显示组与整体的比例?使用饼图!

想要比较多个组?使用条形图或柱形图!

颜色

颜色可以成为你讲故事的极其强大的资产。例如,你可以使用颜色突出显示对见解至关重要的特定数据点。

在Excel中,这就像双击数据点、导航到颜色并更改颜色一样简单。

这样做可以在视觉上改变图表传达的故事。一般来说,最好谨慎地使用颜色和功能性地使用颜色来帮助洞察力和讲故事。

04.第四步:仪表板

仪表板将图表、表格和KPI组合在一个有用的概览中,以帮助制定决策,仪表板可以是静态的,也可以是交互式的,用户可以在其中选择或更改数据的显示方式。

在开始构建仪表板之前,通常最好从一些问题开始。

使用仪表板的主要决策过程是什么?

做出什么决定?

需要哪些信息来确定正确的行动方案?

这是一次性的信息需求,还是仪表板需要定期更新?

是否需要在公司级别、部门级别或其他子组上获得见解?

了解仪表板的确切用途和要求有助于你构建对你的业务影响最大的工具。

Excel为HR提供了一个强大的工具,可在执行数据分析时使用。

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