HR数据集成:如何简化数据?
人力资源方法论 办公行政 2023-01-23 12:33:03 · 热度999

作为人力资源专业人员或经理,你很容易对组织中使用的应用程序和基于云的系统的数量感到不知所措。人力资源部门平均拥有两位数的应用程序来管理业务的各个部分,例如寻找人才、跟踪候选人、支付员工工资和管理福利待遇。如何避免数据不堪重负并充分利用所有这些数据源呢?解决方案在于人力资源数据集成

01.什么是人力资源数据集成?

人力资源数据集成和自动化以组合和聚合来自多个来源的原始数据流为中心,包括人力资源信息系统(HRIS)、申请人跟踪系统(ATS)、企业资源规划(ERP)、学习和管理系统(LMS)、调查等。这使人力资源团队能够创建一个单一的事实来源,简化他们的日常流程,减少数据错误,并做出准确的数据驱动决策,帮助实现组织的长期目标。

例如,整合招聘和绩效数据可以帮助人力资源专业人员确定他们的主要招聘来源,在这些流中投入更多资金,并最大限度地提高他们表现最好的人的数量。

数据集成可提高效率和生产力,使HR专业人员能够专注于有助于推动业务发展的更具战略性的问题,而不是将时间浪费在手动重复性任务上,例如在多个HR应用程序中输入双重数据。

02.为什么数据集成对HR很重要?

数据的可访问性

如前所述,大多数人力资源部门依靠多个应用程序和系统来记录和收集数据,这导致需要筛选和理解的大量数据,这使得管理者和领导者难以清晰、准确地了解组织,并阻碍他们做出明智决策的能力。

HR数据集成的主要原因之一是,它允许将来自多个应用程序的数据合并统一到公司内的一个数据仓库中,这使得跨部门轻松访问所有数据。

数据孤岛

人力资源部门需要应用来采购、管理其招聘工作、管理和支付员工工资等。随着组织更换其旧系统、与各种实体合并并在多个国家/地区运营,应用程序的数量每年都在增长。

尽管可以说人力资源软件可以提高生产力和效率,但使用多个应用程序会导致数据驻留在断开连接的虚拟孤岛中,这意味着无法轻松比较或分析数据。

HR数据集成允许数据在应用程序之间自动共享,从而解决了数据孤岛的问题。

提高生产力和效率

如果你的人力资源团队目前依赖于在办公桌之间传递文件,或者在每次有新员工或员工详细信息更改时手动将相同的数据输入多个应用程序,这是浪费时间,这些时间本可以花在有助于实现组织目标的关键业务任务上。

HR数据集成会自动将数据从一个应用程序共享到另一个应用程序。例如,一旦在你的ATS中招聘了新员工,该员工工资单所需的所有数据都可以自动发送到你的工资单应用程序,这可以节省手动将重复数据集输入不同应用程序的时间。此外,实时集成可创建数据连续性,这意味着没有人在等待其他团队成员输入数据,以便他们可以履行自己的角色。

根据组织的规模,数据集成每月可以节省少则几天的工作或多则几名全职员工的时间,这提高了整个人力资源团队的生产力和效率,并使人力资源专业人员能够专注于更具战略性的工作,从而发展公司。

帮助识别不良数据

一篇文章报道说,组织认为数据质量差是每年损失1500万美元的原因,并非所有数据都是好的,不良数据可能包括不正确的信息、重复、拼写变体、拼写错误和缺失数据,这可能会导致错误的假设和糟糕(或延迟)的业务决策。

数据集成消除了人为错误,但只有在集成了干净的数据时才有效,这使HR能够识别质量差的数据并在集成之前对其进行改进。

自动化数据流可提供准确的模式和数字,使人力资源专业人员和领导者能够做出他们有信心的明智决策。

提高安全性

人力资源数据集成减少了需要处理员工记录的人数,从而减少了接触机密信息的人数,从而提高了安全性。

此外,最好的数据集成不会存储员工数据;相反,它们安全地将这些数据从一个地方传递到另一个地方,并允许在需要时访问它,选择数据集成工具时,请确保选择安全处理数据并符合当地和国家数据保护法律的工具。

前瞻性分析和规划

HR正在通过分析进行转型,整合来自多个来源的数据使HR能够更好地分析和规划。大多数人力资源团队记录和存储员工数据,但这在我们数据驱动的经济和敏捷市场中是不够的。分析使人力资源部门能够做出更好的数据驱动型决策,为人力资源干预创建商业案例(并测试其有效性),并从运营合作伙伴转变为战术或战略合作伙伴。

若要开始使用人员分析,必须合并来自不同系统的HR数据。例如,假设你要衡量员工敬业度对财务绩效的影响。为此,你需要将年度敬业度调查数据与员工绩效数据相结合,这将使你能够计算参与度对不同部门或商店财务绩效的真正影响。

确定趋势和原因

你有没有想过员工缺勤增加的真正原因是什么,或者组织中知识和技能差距的趋势是什么?数据集成整理了最初隔离的多组数据,以便你可以比以往更快地识别模式、趋势和原因,采取行动并缓解未来的挑战。

能够分析劳动力干预的影响使人力资源专业人员、经理和领导者能够做出更好的业务决策。

改善候选人和员工体验

数据集成使组织中的每个人都更易于访问信息,而无需手动数据转换或部门批准。

根据谷歌的说法,阻止营销人员对其广告系列进行360度视图的主要因素是缺乏营销分析工具的集成,即使是经验丰富的招聘人员也需要具体、准确的数据来指导他们。数据集成将有助于改善他们的招聘工作,并为候选人提供更无缝的体验,从而产生更多高质量的员工并降低新员工流失率。

集成数据还将提升员工体验,因为它赋予他们在完成数据输入等管理任务时的自主权。它允许他们查看他们的数据,包括绩效评估、工资单,并允许他们输入请求。此外,跨不同软件和部门的简化工作流程和任务将使员工能够看到实时项目的实时更新,并通过单击访问所有团队成员的联系信息。

创建数据可视化

通常,数据集成工具将允许人力资源团队使用任何数据项来创建关键指标、业务分析和图形的定制仪表板。人力资源部门通常处理大量数据,这就是为什么可视化是向领导者和决策者传达明确信息的关键,有助于增加人力资源对组织的影响。

03.HR数据集成的工作原理

HR数据集成通常涉及将数据从一个程序共享到另一个程序,任何当前、手动或纸质工作流程都可以通过自动数据共享来简化。由于每个数据存储系统都不同,因此该过程包括引入、清理和将数据统一到单个存储中,在一个程序中输入或更新数据的那一刻,它将自动出现在每个连接的应用程序中,确保你的数据在整个人力资源工作流程中保持一致和可靠。

有许多方法可以集成可以执行的数据和集成类型:

手动数据集成:这要求数据管理员手动执行数据集成的每个阶段。

中间件数据集成:中间件数据集成使用中间件应用程序(软件)在源和中央数据存储库(数据库或云数据仓库)之间移动数据。

基于应用程序的集成:软件应用程序通过使来自多个来源和系统的数据兼容来查找、检索和集成数据。

统一访问集成:数据保留在其原始来源中,但从多个应用程序中检索并以统一的方式显示。

常见存储集成:检索并统一显示数据,制作并存储所有数据的副本。

04.人力资源数据集成示例

例1:

通过人力资源数据集成,人员流动率可以与招聘数据相结合,以确定哪些招聘来源导致最高的离职率。正如你在此示例中所看到的,与任何其他招聘来源相比,员工推荐导致解雇次数最多。

例2:

在此示例中,人员流动和管理数据已合并以评估和跟踪经理的绩效。销售人员团队的离职人数最多,564人中有534人是非高绩效人员。

例3:

人力资源部门正在努力了解是什么影响了他们表现最好的员工的保留,临时报告使业务过于依赖IT部门,加载了三年的历史数据以及其他数据安全要求,这为全球制药公司节省了成本,并确保了对最新信息的访问。

例4:

一家全国性的多品牌零售商每年有数十万名员工的生命周期变化,新的安全身份管理系统确保了对数百个关键系统的严格访问控制,每天可以毫无错误地处理数千名员工,这节省了大量手动管理和更新身份记录的时间和精力。

大多数人力资源部门依靠多个应用程序来管理业务的不同部分,这可能势不可挡、难以管理且难以理解。

数据集成对人力资源部门非常重要,因为它使数据可访问,消除了数据孤岛,提高了生产力和效率,识别了不良数据,提高了安全性,有助于未来的规划和分析,改善了候选人和员工的体验,并帮助他们创建数据可视化。

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