没有不开会的公司，但是开不好会的公司却多如牛毛，不可胜数。

以上情境，均是低效会议的典型情境以及后果。

会议的效率决定了组织协同的效率，而一个高效协同组织，势必比低效协同的组织更能应对VUCA时代的不确定性，取得竞争优势。

因此，提高会议效率至关重要。

那么，提高会议效率要从哪些方面入手呢？我们推荐从会议的四大步骤入手，提高会议效率。

一、开会之前，先看要不要开

在开会之前，我们首先需要扪心自问一下，即：“这个会议到底要不要开，值不值得开？”

因为，一场会议的成本绝不仅仅是参会人的时间成本这么简单，还包括两个重要的成本：一是参会人本可以在这段时间内为公司创造价值，但因为参会，未能创造应创造价值所带来的效益成本；二是因为参会，可能导致公司损失而产生的机会成本，比如漏接重要客户的电话，使合作告吹所产生的成本。

会议的成本是昂贵的，因此选择重要的会议去开，可以不开的会尽量不开，是最基本的原则。

那么，什么样的会可以不开呢？

答案是信息传达类会议。这类会议通常是为了将已经决定好的事项或者决策向下传达，却大多并无讨论和沟通的空间。实际上，除了需要做全员共识宣贯类的信息传达会议，其他小范围的信息传达会议都可以依据实际情况考虑取消，用一封语言简洁的邮件取而代之，高效且方便。

当然，会议的分类还有很多种，不同会议适用的情境也各有不同。但无论是哪种会议类型，开会之前必问的，就是两个问题：

1、此会是否必须要开？

2、如果可以不开的话，什么方式沟通会更高效？

如此方可倒逼会议发起者不断思考，提升效率。

二、决定要开会之后，做好充分准备

如果决定要开某个会了，就必做准备，会议若不做准备，会上势必东家长西家短，无主题，无效率。那么，怎么做好会议前的准备？

分享给大家一个“4P”模型，用于会议准备。所谓“4P”，即Purpose（目的）；People(参会人)；Process（进程）；Preperty(场地、设备、材料)：

Purpose：会议要达成什么样的目的，取得什么样的成果，才算结束？

People：

参会人员（为了达成会议目的，需要哪些人参加会议？）

参会人员拥有的信息（参会人员知道什么？不知道什么？怎么共识不知道的信息？）

参会人员的状态（参会人员可能的疑问或不满是什么？）

Process：

议题（为了达成会议目的，需要讨论哪些议题？）

议题的推进方式（用什么样的方式推进对于议题的讨论？）

时间（每个议题需要用多少时间？）

Preperty：

场地（在哪个场地开会？）

设备（需要用到什么设备？）

材料（需要谁准备什么材料？）

经由4P模型的梳理，一个条理清晰的会议流程也就基本成型，依据流程在会上进行把控，便可高效推进会议。

三、准备做好之后，会上高效把控

结束了准备阶段，终于进入到正式会议阶段。

本阶段要关注的，主要是三件事：开好场、控过程、收好尾。

会议开场，除了会议主持人需要做好会议目的及议程的介绍之外。还有一步至关重要：一定要给大家留一定时间，阅读准备好的会议材料。

为什么要强调这一步？因为留时间给与会人阅读会议材料，有助于快速消除各与会人之间的信息差，避免后续出现为弥补信息差而提问，降低效率或者无法理解议题内容的情况。当然，如果大家会前都仔细阅读了会议材料，那再好不过。但在快节奏的企业里，可能鲜少有人会在所有会议前都仔细阅读会议材料，因此在会上留时间阅读材料，也不失为一种可选之法。

做好过程控制，主要注意两点：

1、及时打断；适时引导

2、善用搁置

第一点是针对时间控制而言。即对于滔滔不绝、口若悬河的与会者，要注意及时的打断，不然，浪费的可并不止一个人的时间。而对于大家都没有主意，或者一时想不出来的议题，可以进行适当的引导。分享给大家一个用于引导的、层层递进的通用思考框架：

实际应用时，可以根据目前纠结的相应层次，有针对性的选择引导。

第二点主要针对议题讨论内容而言。有很多时候经由一个议题，衍生出来许多新的问题，若每一个都要讨论，越讨论越细，会大大偏离会议的主题。

这时可以将由原议题衍生出来的新议题记录下来，暂时搁置，待后续组织专题会议，就每个议题进行专门讨论。

做好会议的收尾，也要确定两部分的内容：

一、会议是否已经达成目的？取得相应成果？

1、所有议题是否都充分讨论？

2、所有结论是否都全员共识？

3、所有对策是否都决定妥当？

二、后续工作是否都已分配妥当？

1、所有后续工作条目是否都已经确定？

2、后续工作的责任人是否都已经分配？

3、后续工作的监督验收人是否已经敲定？

4、后续工作的DDL是否已经确定？

四、会议结束之后，注意及时跟进

会议结束之后，并不是就万事大吉了，千万不能忘了跟进。因为，有三种人性弱点，会妨碍人们会后把事情做好：

拖延的弱点：任务太简单了，不想做，拖!任务太难了，做不了，拖!

拖延曲线

遗忘的弱点：上周开会好像说了啥事情，是啥来着？不管了，反正没人催，就当无事发生得了。

遗忘曲线

自我服务的弱点。简而言之，就是人们都具有推过揽功的倾向，事情做好了，那是我厉害；事情做砸了，怪天怪地怪别人，反正就不是我的问题。

综合以上三点，会后若不及时跟进，则可能会出现事情没人做，责也没人担的情况。因此，及时的跟进以及辅导反馈，反而是高效会议的重中之重，不然，前面的会议流程做的再好，也并没有落到实处，使所有努力付之东流。